Por la importancia que tiene el formato numérico en la utilización de hojas electrónicas de cálculo, es preciso realizar una serie de matizaciones.

Al crear una nueva hoja de cálculo, todas las celdas usan el formato General de número. Siempre que puede, Microsoft Excel asigna automáticamente el formato de número correcto a la entrada. Por ejemplo, si se introduce un número precedido del signo de moneda o seguido del signo de porcentaje, Excel cambiará automáticamente el formato de la celda de General al formato de moneda o al formato porcentual, respectivamente. Puede cambiar el formato a uno de los formatos de número incorporados o crear un formato personalizado.

Los códigos para los formatos de número pueden tener hasta cuatro secciones separadas con puntos y comas. Estas secciones definen el formato para los números positivos, negativos, valores de cero y texto. Los formatos que incluyen [Rojo], presentan los números negativos en rojo en las pantallas en color.

	Formatos de número personalizados
	Formatos personalizados de fecha y hora
	Aplicar formato a números usando los botones de la barra de herramientas
	Asignar un formato de número, de fecha o de hora
	Códigos de formatos de número
	Crear formatos de número personalizados
	Borrar un formato de número personalizado
	Formatos de número como texto
	Ocultar datos en las celdas
	Ocultar la presentación de los ceros

Formatos de número personalizados

Al crear formatos de número es necesario seguir las siguientes pautas:

Microsoft Excel usa el 0 y el # como marcadores de lugar de dígitos. Si usa el 0, el dígito aparecerá siempre, aunque se trate de un cero. El # suprime los ceros no significativos.

Una raya de subrayado seguida de un carácter crea un espacio del ancho de ese carácter. Por ejemplo, una raya seguida de un paréntesis a la derecha permitirá que los números positivos se alineen correctamente con los números negativos ubicados dentro de paréntesis.

Para establecer el color para una sección del formato, escribir el color entre corchetes dentro de la sección.

Para mostrar los puntos es preciso incorporarlos al formato. Los puntos que no estén rodeados por marcadores de lugar de dígitos pueden usarse para mostrar números por millares. Por ejemplo, el formato #, mostrará el número 120000 como 120.

Microsoft Excel guarda todas las fechas como números de serie y todas las horas como fracciones decimales. Debido a que la fecha y la hora son tratadas como si fueran números de serie, se pueden sumar, restar e incluir en otros cálculos. Por ello es preciso utilizar siempre un formato incorporado o crear uno propio al usar fechas y horas en los cálculos.

1. Para crear formatos de hora que permitan tener una hora mayor que 24, o minutos y segundos mayores que 60, colocar corchetes alrededor de las primeras letras del código para el formato de hora. Es posible crear códigos de hora que muestren fracciones de segundo.
2. Para ver una fecha o una hora como un número de serie, cambiar el formato de la celda a General.
3. Para obtener una descripción de los códigos de números de Microsoft Excel, consultar los Códigos de formatos de número.

1. Seleccionar las celdas a las que se desea dar formato.
2. Hacer clic en el botón correspondiente al tipo de formato que se desea.

Hacer clic para:

• Aplicar el modelo Moneda
• Aplicar el modelo Porcentual
• Aplicar el modelo Millares
• Aumentar los lugares decimales
• Disminuir los lugares decimales

Se puede cambiar el formato de número aplicado volviendo a definir los modelos de moneda, de porcentual o de millares.

1. Seleccionar las celdas a las que se desea dar formato.
2. Activar Formato/Celdas. También se puede elegir Formato de celdas del menú contextual.
3. Seleccionar la ficha Número.
4. En el cuadro Categoría, elegir el formato más apropiada para los datos seleccionados.
5. En el cuadro Códigos de formato, seleccionar un formato. Si hay un número, fecha u hora en la celda activa al seleccionar un formato, Microsoft Excel presentará una muestra de cómo aparecerán los datos seleccionados.
6. Pulsar Aceptar.

También se puede realizar estas operaciones utilizando los botones:

Códigos de formatos de número

Microsoft Excel usa los siguientes símbolos en los formatos incorporados. Se pueden usar los siguientes símbolos para crear los formatos numéricos deseados.

El significado y funcionamiento de los símbolos anteriores es el siguiente:

Marcador de lugar para dígitos 1. Si el número tiene más dígitos a la derecha de la coma decimal que la cantidad de números a la derecha en el formato, Microsoft Excel redondeará el número agregando lugares decimales según la cantidad de números que haya a la derecha. Si el número tiene más dígitos a la izquierda de la coma decimal que la cantidad de números a la izquierda en el formato, Microsoft Excel mostrará los dígitos adicionales.

Marcador de lugar para dígitos 2. Sigue las mismas reglas definidas anteriormente para el marcador #, excepto que si el número tiene menos dígitos que la cantidad de ceros en el formato, Microsoft Excel mostrará los ceros adicionales. Por ejemplo, si desea que el número 8,9 aparezca como 8,90; escriba #,00 para el formato.

Marcador de lugar para dígitos 3. Sigue las mismas reglas definidas anteriormente para el marcador 0, excepto que Microsoft Excel colocará un espacio para los ceros no significativos a cualquiera de los lados de la coma decimal, para que las comas decimales queden alineadas. También se puede utilizar este símbolo para fracciones que tengan cantidades variables de dígitos.

Coma decimal. Este símbolo determina cuántos dígitos (ceros o números) mostrará Microsoft Excel a la derecha y a la izquierda de la coma decimal. Si el formato contiene sólo números a la izquierda de este símbolo, Microsoft Excel iniciará los números menores que 1 con una coma decimal. Para evitar que esto ocurra, utilizar 0 como primer marcador de lugar para dígitos a la izquierda de la coma decimal en lugar del número. También se puede usar la coma decimal para crear formatos de hora con fracciones de segundo.

Porcentaje. Microsoft Excel multiplica por 100 y agrega el carácter %.

Separador de millares. Microsoft Excel separa los millares con puntos, si el formato contiene un punto rodeado de números o ceros. Un punto después del marcador de lugar para dígitos mide al número por un millar. Por ejemplo, el formato #. medirá al número por un millar y el formato #.. medirá al número por un millón. El formato 0,0.. mostrará el número 12.200.000 como 12,2.

Formato científico. Si un formato contiene un 0 o un # a la derecha de una E-, E+, e- o e+, Microsoft Excel presentará el número en formato científico e insertará una E o una e. La cantidad de ceros o números a la derecha determinará el número de dígitos del exponente. E+ o e+ coloca un signo menos al lado de los exponentes negativos y un signo más al lado de los exponentes positivos.

Muestra estos caracteres. Para mostrar un carácter que no sea uno de los indicados, escriba una barra inversa (\) o escriba el carácter entre comillas (" "). También se puede usar el carácter (/) para formatos de fracciones.

Muestra el siguiente carácter en el formato. Microsoft Excel no mostrará la barra inversa. Esto es lo mismo que escribir el siguiente carácter entre comillas. Si introduce cualquiera de los siguientes símbolos, Microsoft Excel proporcionará la barra inversa: ! ^ & ` (comilla izquierda simple) ' (comilla derecha simple) ~ { } = < >

Repite el siguiente carácter en el formato las veces que sea necesario para llenar el ancho de la columna. No se puede tener más de un asterisco en una sección de un formato.

Salta el ancho del siguiente carácter. Por ejemplo, en una sección de formato para números positivos se podría escribir _) al final de la sección de formato para que Microsoft Excel salte el ancho de los caracteres de los paréntesis, de manera que los números positivos queden alineados con los números negativos que contengan paréntesis.

Presenta cualquier texto que esté entre comillas.

Marcador de lugar para texto. Si se introduce algún texto en la celda, se colocará en el formato donde aparezca el carácter @.

Presenta el mes como un número no precedido de cero (1-12). Si se usa m inmediatamente después del símbolo h o hh, Microsoft Excel presentará los minutos en lugar del mes.

Presenta el mes como un número precedido de cero (01-2). Si se usa mm inmediatamente después del símbolo h o hh Microsoft Excel presentará los minutos en lugar del mes.

Presenta el mes como una abreviatura (Ene-Dic).

Presenta el mes como un nombre completo (Enero-Diciembre).

Presenta el día como un número no precedido de cero (1-31).

Presenta el día como un número precedido de cero (01-31).

Presenta el día como una abreviatura (Sáb-Dom).

Presenta el día como un nombre completo (Sábado-Domingo).

Presenta el año como un número de dos dígitos (00-99) o como uno de cuatro dígitos (1900-2078).

Presenta la hora como un número no precedido de cero (0-23) o como un número precedido de cero (00-23). Si el formato contiene AM o PM, la hora se basará en el reloj de 12 horas. De lo contrario, la hora se basará en el reloj de 24 horas.

Presenta los minutos como un número no precedido de cero (0-59) o como un número precedido de cero (00-59). El símbolo m o mm deberá aparecer inmediatamente después del símbolo h o hh, de lo contrario, Microsoft Excel presentará el mes en lugar de los minutos.

Presenta los segundos como un número no precedido de cero (0-59) o como un número precedido de cero (00-59).

Presenta las horas mayores que 24, o los minutos o segundos mayores que 60. Colocar los corchetes alrededor del extremo izquierdo del código de la hora; por ejemplo, el código de la hora [h]:mm:ss permite la presentación de una hora mayor que 24.

Muestra la hora en un reloj de 12 horas. Microsoft Excel presentará AM, am, A o una m para las horas entre la medianoche y el mediodía, y PM, pm, P o p para las horas entre el mediodía y la medianoche. Si no se usa ningún indicador de AM/PM, la hora se basará en el reloj de 24 horas.

Muestra los caracteres que están en la celda en el color especificado. Por ejemplo [NEGRO],  [AZUL], [CYAN], [VERDE], [MAGENTA], [ROJO], [BLANCO], [AMARILLO]

Muestra el color correspondiente en la paleta de colores, donde n es un número del 0 al 56. Para obtener más información acerca de la paleta de colores, consulte Personalizar colores en una paleta de colores.

Donde condición puede ser <, >, =, >=, <=, <> y valor puede ser cualquier número. Con el símbolo [condición valor], se puede establecer un criterio propio para cada sección de un formato de número.

Crear formatos de número personalizados

Para crear un formato de número personalizado:

1. Seleccionar las celdas a las que se desea dar formato.

2. Activar Formato/Celdas/Número.

3. Seleccionar un formato de la lista.

4. En el cuadro Código, modificar el código para crear un nuevo formato. Para obtener más información acerca del significado de los códigos para los formatos, consultar Códigos de formatos de número.

5. Pulsar Aceptar.

El nuevo formato personalizado aparecerá ahora en las categorías apropiadas y se guardará con el libro de trabajo.

Nota: Los formatos de número incorporados siempre estarán disponibles, junto con los formatos personalizados. Modificar un formato incorporado para crear un formato personalizado no significa que el formato incorporado vaya a desaparecer.

Nota: Para introducir caracteres especiales que muestren los símbolos de moneda activar BLOQ.NÚM y mantener presionada la tecla ALT mientras se escribe el carácter ANSI correspondiente al símbolo de moneda en el teclado numérico.

1. Activar Formato/Celdas/Número.
2. Elegir Categoría/Personalizada
3. Seleccionar el formato de número que se desea eliminar.
4. Elegir el botón Eliminar.
5. Pulsar Aceptar.

Nota: Los formatos incorporados no se pueden eliminar.

Formato de números como texto

Antes de introducir los números se deberá dar a las celdas formato como texto.

1. Seleccionar las celdas a las que se desea dar formato.

2. Activar Formato/Celdas/Número.

3. Seleccionar Categoría/Texto.

4. En Códigos de formato, seleccionar el formato @.

5. Pulsar Aceptar.

6. Introducir los números en las celdas con formato. Los números que hayan recibido formato como texto se alinearán a la izquierda de la celda.

Sugerencia: Puede introducirse rápidamente un número como texto colocando un apóstrofo delante.

1. Seleccionar las celdas con los datos que se desea ocultar.
2. Activar Formato/Celdas/Número.
3. En el cuadro Código escribir ;;; (tres puntos y comas).
4. Pulsar Aceptar.

Los datos contenidos en la celda aparecerán en la barra de fórmulas o en la celda, si se está editando dentro de la celda. Los datos en la celda no se imprimirán.

1. Seleccionar las celdas a las que se desea dar formato.
2. Activar Formato/Celdas/Número.
3. En Código escribir 0;0;
4. Pulsar Aceptar.

Las celdas que tengan un valor cero no mostrarán el cero.

Nota: Para desactivar la presentación en pantalla de los valores cero de una hoja entera, elegir el comando Opciones en el menú Herramientas y desactive la opción Valores cero de la ficha Ver.

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