Microsoft Excel permite seleccionar celdas y luego aplicar formatos a todo el texto dentro de esas celdas. También se puede dar formato individualmente a los caracteres en las celdas que contienen texto (por ejemplo, se puede agrandar y dar formato de negrita al primer carácter de una palabra para crear una mayúscula inicial).

Asimismo, se puede copiar el formato de una celda a otra, seleccionando la celda a la que ya se dio formato y luego haciendo clic en el botón "Copiar formato". La siguiente celda o celdas que seleccione adoptarán el nuevo formato.

Todas las acciones que se verán en este apartado sirven para cambiar el aspecto de presentación de los datos de una hoja, y entre ellas destacan las siguientes:

	Poner en Negrita, Cursiva y Subrayar
	Alineación
	Centrar entradas de datos en una serie de columnas
	Justificar el texto de las celdas
	Justificar el texto para llenar el rango seleccionado
	Retorno automático del texto de las celdas
	Cambiar el tipo de letra y el tamaño
	Colores
	Formatos numéricos
	Bordes y sombreado
	Cambiar el tamaño de las columnas
	Cambiar el tamaño de las filas
	Eliminar formatos
	Utilizar formatos predefinidos
	Crear un modelo de formato

Poner en Negrita, Cursiva y Subrayar

1. Marcar la casilla o rango de casillas que hay que cambiar. 
2. Activar la opción del menú Formato/Celdas/Fuentes, en el apartado Estilo de fuentes, seleccionar Negrita, Cursiva o Subrayado. 
3. Hacer clic sobre Aceptar.

También se pueden utilizar los botones de la barra estándar:

Ejercicio

Alineación

Es posible cambiar la alineación de números y caracteres de una celda. El contenido de las celdas se puede alinear a la izquierda, a la derecha o al centro. En una hoja de cálculo nueva, todas las celdas tienen el formato General, que alinea automáticamente los números a la derecha, el texto a la izquierda y centra los valores lógicos y de error.

Asimismo, se puede centrar una entrada en una selección de celdas. Para las celdas altas, se puede especificar una alineación vertical (en la parte superior, inferior o central). La alineación también contempla la orientación de los caracteres.

También es posible especificar la característica de retorno automático de texto y su justificación (alinear el texto tanto a la derecha como a la izquierda) dentro de la celda.

Por otra parte, puede introducirse texto en los cuadros de texto, para después manipularlo como objeto gráfico.

Ejercicio

Centrar entradas de datos en una serie de columnas

1. Seleccionar la celda con los datos que se desea centrar en un rango de celdas.

2. Ampliar la selección para incluir solamente las celdas en blanco adyacentes a la derecha.

3. Activar Formato/Celdas/Alineación.

4. Bajo Horizontal, seleccionar el botón de opción "Centrar dentro de la selección".

5. Pulsar Aceptar. El texto aparecerá centrado sobre las celdas en blanco seleccionadas y cambiará con cualquier ajuste que se haga al ancho de columna.

Otra opción es una vez realizados los pasos 1 y 2, elegir el "Centrar en varias columnas"

Nota. Los datos permanecerán dentro de la celda del extremo izquierdo a efectos de realizar cualquier modificación en los mismos.

Ejercicio. Centrar en H1:I1 el Total.

1. Seleccionar la celda o las celdas que desea justificar.

2. Activar Formato/Celdas (Método abreviado: Botón "Justificar" -Categoría "Formato de texto")

3. Seleccionar la ficha Alineación.

4. Bajo Horizontal seleccione la opción Justificar.

5. Pulsar Aceptar.

La justificación produce el retorno automático del texto. Para ver el efecto de la justificación, deberá haber más de una línea de texto con retorno automático.

Justificar texto para llenar el rango seleccionado

Este procedimiento se utiliza para redistribuir el texto uniformemente en las celdas del rango seleccionado.

1. Seleccionar las celdas con el texto que desea distribuir. Incluya el rango completo donde desea que aparezca el texto. Salvo la columna izquierda, las celdas en el rango deberán estar en blanco.
2. Activar Edición/Llenar/Justificar. El texto se introducirá en las celdas de la columna izquierda, pero se trasladará a las celdas vacías de la derecha.
3. Pulsar Aceptar.

1. Seleccionar las celdas donde se desea que el texto retorne automáticamente.
2. Activar Formato/Celdas/Alineación/Retorno automático.
3. Pulsar Aceptar.

Si se ajusta el ancho de la columna después de retornar automáticamente el texto, se podrá ajustar rápidamente el alto de fila haciendo doble clic en la línea debajo del encabezado de la fila.

Ejercicio. Realizar la siguiente operación: Utilizar la función de retorno automático para la celda de Ventas Netas.

1. Cambiar el tamaño . Para cambiar el tamaño de la fuente:

1. Seleccionar las celdas o caracteres a los que se desea dar formato.
2. En el cuadro "Tamaño de fuente", escribir el tamaño de la fuente o seleccionar uno de la lista.

Ejercicio

1. Marcar las casillas donde se desea cambiar el tipo de letra. 
2. Activar la opción del menú Formato/Celdas/Fuentes. 
3. En el apartado Fuente, escoger tipo de letra. 
4. Pulsar sobre Aceptar. 

También se puede utilizar la lista desplegable de la barra de formato.

Nota: Si se desea cambiar la fuente estándar para todos los libros de trabajo, utilizar la ficha General en el cuadro de diálogo Opciones. Para mostrar el cuadro de diálogo Opciones, elegir el comando Opciones en el menú Herramientas.

Ejercicio. Poner el tipo de letra de la primera fila Fuente Times New Roman.

Color de fondo

1. Marcar la casilla o rango de casillas que se desee colorear.
2. Activar Formato/Celdas/Diseño.
3. En apartado Sombrear Celda, escoger color.
4. Pulsar sobre Aceptar.

También es posible utilizar el botón de la barra de formato:

Asimismo, si se desea que la paleta quede en pantalla para aplicar diferentes colores a otras selecciones, arrastrar la paleta y colocarla fuera de la barra de herramientas.

Ejercicio. Poner el fondo de la primera fila y el de la primera columna en color gris.

1. Marcar las casillas. 
2. Activar Formato/Celdas/Fuentes. 
3. En el apartado Color, escoger un color para texto. 
4. Pulsar sobre Aceptar. 

También se puede utilizar el botón de la barra de formato:

Se puede aplicar el color seleccionado a otras celdas eligiéndolas y haciendo clic en el cuadro de color del botón "Paleta portátil Color de fuente". Asimismo si se desea que la paleta quede en pantalla para aplicar diferentes colores de fuentes a diversas selecciones, basta con arrastrar la paleta y colocarla fuera de la barra de herramientas.

Ejercicio. Poner las letras de la primera fila y la primera columna en rojo. 

Formatos Numéricos

1. Marcar las casillas que se desee formatear.
2. Activar la opción Formato/Celdas/Número.
3. En el apartado Categoría seleccionar la categoría del formato, y en el apartado Códigos de formato, el código.
4. Pulsar sobre Aceptar.

También se pueden utilizar los botones:

Ejercicio. Poner formato monetario a los valores de las columnas Total y Media.

Bordes y Sombreado 

Excel permite colocar bordes alrededor de las celdas y asignar formatos de diseños y colores a las mismas. Los bordes pueden consistir en cualquier combinación de líneas verticales y horizontales a la izquierda, a la derecha, en la parte superior o en la parte inferior de una celda.

En la presentación inicial las celdas dan la impresión de compartir sus bordes de forma que colocar un borde inferior en una celda producirá el mismo efecto que si se colocara un borde superior en la celda de abajo. Sin embargo, al imprimir, sólo se imprimirá el borde de la celda en la que se ha aplicado el mismo.

Por otro lado, al ocultar las líneas de división de una hoja de cálculo, se pueden destacar formatos tales como bordes, subrayado doble y diseños. Para ocultar las líneas de división a la hora de presentar o imprimir una hoja de cálculo, elegir "Opciones" del menú Herramientas, seleccionar la ficha Ver y desactivar la casilla de verificación "Líneas de división". Para ocultar las líneas de división solamente a la hora de imprimir una hoja de cálculo, elegir "Preparar página" del menú Archivo y desactivar la casilla de verificación "Líneas de división" en la ficha Hoja.

Si se desea colocar una raya sencilla o doble debajo de los caracteres de una celda, utilizar la opción Subrayar el contenido de las celdas.

El procedimiento a seguir para agregar bordes es el siguiente:

1. Marcar el rango al que se quiere poner borde. 

2. Activar la opción Formato/Celdas/Bordes. 

3. En el apartado Bordes, seleccionar el lugar donde se desea el borde. 

4. En el apartado Estilo, escoger el estilo de línea para el borde. 

5. Pulsar sobre Aceptar. 

También se puede utilizar la paleta de bordes que está situada en la barra de formato

Si se desea que la paleta quede en pantalla para aplicar diferentes estilos de bordes a diversas selecciones, arrastrar la paleta y colocarla fuera de la barra de herramientas.

Ejercicio. Realizar las siguientes accines: marcar toda la tabla y poner un contorno, marcar la primera fila y poner una doble línea inferior y marcar toda la tabla excepto la última columna y poner líneas por la derecha. 

Cambiar el tamaño de las Columnas

En una nueva hoja de cálculo de un nuevo libro de trabajo, todas las columnas están configuradas con el ancho estándar. Por su parte, el alto de fila se ajusta automáticamente para acomodar la fuente más grande de la fila. Sin embargo, el ancho de la columna no se ajusta a menos que se modifique. Se puede cambiar el ancho estándar de la columna individualmente en cada una de las hojas de cálculo de un libro de trabajo.

Para modificar el tamaño de una columna se han de seguir los siguientes pasos:

1. Situar el cursor en la columna que se quiere cambiar el tamaño. 
2. Activar la opción Formato/Columnas, se desplegará un submenú con estas opciones: 

Ancho: Modifica el ancho de la columna, indicándole los centímetros. 

Ajustar a la Selección: Ajusta el ancho l texto más extenso del rango Marcado. 

Ocultar: Oculta la columna Marcada. 

Mostrar: Muestra la columna Marcada, si ésta está oculta. 

Ancho Estándar: Pone el ancho que tienen las columnas por defecto.

También se puede cambiar el tamaño de una columna con

1. Situar el puntero de ratón en la Línea de separación de columnas.
2. El cursor se convertirá en una cruz con doble flecha, pulsar el botón izquierdo del ratón y arrastrar. 

1. Seleccionar la columna o las columnas. Si desea restablecer el ancho de todas las columnas de la hoja de cálculo al ancho estándar, haga clic en el botón "Seleccionar todas".
2. Activar la opción Formato/Columna/Ancho estándar.
3. Pulsar Aceptar.

Para cambiar el ancho estándar de una columna en la hoja de cálculo: Si desea cambiar el ancho estándar de una columna en todas las hojas de cálculo de un libro de trabajo, seleccionar todas las hojas de cálculo y proceder como sigue:

1. Activar Formato/Columna/Ancho estándar.
2. En el cuadro Ancho estándar escriba un nuevo número. Este número representará el número de caracteres que puede mostrarse en una celda con la fuente estándar.
3. Pulsar Aceptar.

Nota: Solamente las columnas que no hayan sido ajustadas con anterioridad van a aceptar el nuevo ancho estándar.

Ejercicio. Ampliar la primera columna de manera que se vean todos los datos.

Cambiar el tamaño de las filas 

1. Marcar la fila o las filas a las cuales se quiere cambiar el tamaño.  

2. Activar la opción Formato/Fila. 

3. Seguir los mismos pasos que en el apartado ampliar columnas. 

Si se quiere hacer con el ratón:

1. Situar el puntero del ratón en la línea de separación de filas. 
2. El cursor se convertirá en una cruz con doble flecha, pulsar el botón izquierdo del ratón y arrastrar. 

1. Seleccionar una o varias filas (si se desea cambiar el alto de todas las filas de la hoja de cálculo hacer clic en el botón "Seleccionar todas").
2. Haga doble clic en la línea debajo del encabezado.

También es posible realizar este ajuste activando la opción Formato/Fila/Alto estándar.

Eliminar Formatos

1. Marcar el rango al cual se quiere borrar los formatos. 

2. Activar la opción Edición/Borrar, se desplegará un submenú: 

Todo: borra fórmulas, formatos y datos. 

Formatos: borra sólo los formatos. 

Contenido: borra datos y fórmulas. 

Notas: borra las notas. Si se quiere insertar una nota, activar la opción Insertar/Notas. 

3. Seleccionar la opción Formatos. 

Utilizar formatos predefinidos 

Excel tiene formatos predefinidos que se pueden aplicar directamente sobre un rango. Para aplicar estos formatos. 

1. Seleccionar el rango. 

2. Activar la opción del menú Formato/ Autoformato. 

3. Seleccionar cualquier formato. 

El botón de opciones, permitirá escoger el tipo de formato que se quiera aplicar sobre el rango. Por ejemplo, aplicar sólo el tipo de letra y el color de fondo de un formato determinado. 

Es posible definir un formato propio con la opción Formatos/Modelo. 

Para crear un formato nuevo y poder utilizarlo como uno predefinido, se deben seguir los siguientes los pasos siguietes que se van a referir al ejercicio 1 (por tanto, recuperarlo si no está cargado).

1. Seleccionar toda la tabla. 
2. Activar la opción Formato/Modelo.
3. En el apartado Nombre, poner el nombre Personal. Pulsar Agregar. 
4. Pulsar el botón Modificar.
5. En la pestaña Número, apartado Categoría: Moneda. 
6. En la pestaña Alineación, apartado Horizontal: Central, en el apartado Vertical: Inferior.
7. En Fuentes: Arial, Estilo Fuente: Normal, Tamaño: 10, Color: Azul. 
8. Pulsar Aceptar. Se vuelve a estar en el primer cuadro de diálogo, donde aparecen las selecciones hechas. Pulsar Aceptar.

* Para seleccionar el modelo de formato acabado de crear, activar la opción Formato/Modelo, en el apartado Nombre, pulsar el botón de la lista desplegable y seleccionar el modelo que se ha creado. 

Ejercicio. Aplicar sobre el primer ejercicio el formato acabado de crear.

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