En una hoja de cálculo se pueden introducir dos tipos de datos:

1. Valores constantes: Un valor constante es un dato que escribe directamente en una celda; puede ser un valor numérico, tal como una fecha, una hora, un valor de moneda, un porcentaje, una fracción, una notación científica, o puede ser texto. Los valores constantes no cambian a menos que seleccione la celda y edite el valor directamente.
2. Fórmulas: Una fórmula es una secuencia de valores constantes, referencias de celdas, nombres, funciones u operadores que produce un nuevo valor a partir de valores existentes. Las fórmulas comienzan siempre con el signo igual (=). Un valor que se ha creado a partir de una fórmula puede cambiar cuando cambien otros valores de la hoja de cálculo.

	Entrada y edición de Datos
	Números
	Fechas y horas
	Entrada y edición de fórmulas
	Métodos para copiar
	Funciones básicas: Suma y Promedio
	Mover

Entrada y edición de datos

Entrar Datos 

• Hacer un clic con el ratón sobre la casilla donde se quiere entrar los datos. 
• Situarse con las teclas de desplazamiento sobre la casilla y entrar los datos. 

• Situarse sobre la casilla y pulsar la tecla Supr
• Situarse sobre la casilla y activar las opciones del menú Edición / Borrar / Todo, Edición / Borrar / Contenido

Seleccionar un rango

Se define como rango, un grupo de casillas de la hoja.

1. Situar el cursor sobre la casilla inicial.
2. Seguir una de las opciones siguientes: 

• Con el botón izquierdo del ratón pulsado, arrastrar hasta la casilla final. 
• Con la tecla de Mayúsculas pulsada, desplazar el cursor hasta la casilla final con las teclas del cursor. 

 Modificar datos

1. Situarse sobre la casilla que se quiera modificar. 
2. Elegir una de las opciones siguientes:

• Pulsar la tecla F2. 
• Hacer un clic sobre la barra de fórmulas  
• También se puede hacer un doble clic directamente sobre la casilla que se desee modificar. 

 Ejercicio

Números

Para introducir un número como un valor constante, seleccionar una celda y escribir el número. Los números pueden ser caracteres numéricos (del 0 al 9) o cualquiera de los siguientes caracteres especiales:

• +operador de adición. Ej: 2+2; =A1+B1
• -operador de sustracción. Ej: 4-1; =A1-B1
• *operador de multiplicación. Ej: 2*3; =A1*B1
• /operador de división. Ej: 6/2; =A1/B1
• ^operador de exponenciación. Ej: 2^4; =A1^B1
• ,separador de decimales. Ej: 5,7
• %indicador de porcentaje. Ej: 0,05 -> 5%

Nota: en ausencia de paréntesis, las operaciones se realizan en el siguiente orden:

1. Exponenciación
2. Multiplicación y división
3. Adición y sustracción

Además, se ha de tener en cuenta que:

• Puede incluir puntos en los números, tal como 1.000.000.
• Una sola coma en una entrada numérica es considerada como una coma decimal.
• Los signos más (+) introducidos delante de los números serán ignorados.
• Los números negativos deberán estar precedidos del signo menos (-) o estar entre paréntesis.

Cuando se crea una nueva hoja de cálculo, a todas las celdas se les asigna el formato de número General. Cuando puede, Microsoft Excel asigna automáticamente el formato de número correcto a los datos que se introducen. Por ejemplo, cuando introduce un número que contiene un símbolo de moneda antes del número o un signo de porcentaje después del número, Microsoft Excel cambia automáticamente el formato de la celda a uno de moneda o de porcentaje, respectivamente. Al introducir números, éstos se alinean a la derecha de la celda.

Para incluir un número en una fórmula basta escribir el número. En una fórmula no se puede utilizar paréntesis para indicar un número negativo, un punto para separar los miles, ni un símbolo de moneda ($) antes del número. Si escribe un signo de porcentaje (%) después de un número, Microsoft Excel lo interpretará como el operador de porcentaje y lo almacenará como parte de la fórmula. El operador de porcentaje actúa en el número anterior cuando se calcula la fórmula.

Fechas y horas

Microsoft Excel ignora las mayúsculas. Si se desea mostrar la hora usando el formato de 12 horas, se ha de escribir a.m. o p.m., por ejemplo, 3:00 p.m. También puede escribir a. o p. en vez de a.m. o p.m; se debe incluir un espacio entre la hora y la letra. A menos que se escriba a.m. o p.m, Microsoft Excel mostrará automáticamente la hora con el formato de las 24 horas, por ejemplo, 15:00. Asimismo se puede escribir una fecha y una hora en la misma celda, simplemente separando con un espacio la hora y la fecha. Para introducir fechas utilizar una barra diagonal (/) o un guión ().

Aunque es posible mostrar las fechas y las horas con varios formatos estándar, Microsoft Excel almacena todas las fechas como números de serie y todas las horas como fracciones decimales. Dado que las fechas y las horas se consideran números, se pueden sumar, restar y agregar a otros cálculos. Para ver una fecha o una hora con el formato de número de serie o fracción decimal, es necesario cambiar el formato de la celda a formato General.

Microsoft Excel es compatible con dos sistemas de fechas: 1900 y 1904. El sistema de fecha predeterminado es el 1900. (Este es el sistema de fecha que utiliza Lotus 1-2-3).

No se pueden introducir directamente en una fórmula números en formatos de fecha o de hora; se debe introducir la fecha o la hora como texto entre comillas. Microsoft Excel lo convierte en el número correspondiente cuando calcula la fórmula. Por ejemplo, la fórmula ="12/5/94"-"5/3/94" mostraría una diferencia de 68.

Sugerencia: Introduzca todas las fracciones como fracciones mixtas (0 1/2), a fin de evitar introducir un formato de fecha.

Entrada y Edición de Fórmulas 

Con el teclado 

1. Situar el cursor sobre la casilla donde se encontrará la fórmula. 
2. Teclear la fórmula. Recordar que una fórmula lleva siempre el signo = al principio. 

Ejercicio

1. Seleccionar la casilla donde se va a entrar la fórmula. 
2. Pulsar el signo =. 
3. Desplazar el cursor hacia la casilla en que se quiere operar. 
4. Poner el signo ( +, -, *, /). 
5. Repetir los pasos 3 y 4 para cada operador de la fórmula. 
6. Para finalizar la entrada de la fórmula, pulsar ENTER. 
   Ejercicio

Con el ratón 

1. Seleccionar la casilla donde entrará la fórmula. 
2. Pulsar el signo =. 
3. Hacer un clic con el botón izquierdo en la casilla que se quiera operar. 
4. Pulsar el signo para operar ( +, -, *, /). 
5. Repetir los pasos 3 y 4 para cada operando de la fórmula. 
6. Para finalizar la entrada de la fórmula, pulsar ENTER
   Ejercicio

Métodos para Copiar 

Excel permite copiar datos de una casilla o rango de casillas hacia otra casilla o rango de casillas. Cuando se copia una fórmula hacia otra casilla automáticamente se cambian las referencias, por ejemplo, si se copia la fórmula de la casilla B4 (=B2*B3) en la casilla C4, Excel cambiará las referencias y pondrá =C2*C3.

La hoja de cálculo establece varios métodos para copiar:

1. Marcar la casilla o rango de casillas a copiar. 

2. Activar la opción de la barra de menús Edición/ Copiar. 

3. Situar el cursor en la casilla de destino. 

4. Activar la opción de la barra de menús Edición/ Pegar. 

Las acciones Edición/ Copiar y Edición/ Pegar, se pueden ejecutar, haciendo un clic sobre los botones correspondientes de la barra estándar: 

Con las opciones del menú de contexto 

El menú de contexto, aparece cuando se hace clic con el botón secundario del ratón. 

1. Marcar la casilla o rango de casillas a copiar. 
2. Hacer un clic con el botón derecho y activar la opción Copiar. 
3. Situar el cursor en la casilla de destino. 
4. Hacer un clic con el botón derecho y activar la opción Pegar. 

Ejercicio

Copias utilizando el cuadro de llenar

Este método sólo se puede utilizar para copiar datos en casillas adyacentes a la original. El cuadro de llenar está situado en la parte inferior derecha de la casilla. 

Los pasos a seguir son:

1. Situar el cursor sobre la casilla o rango de casillas a copiar. 
2. Situar la cruz del cursor sobre el Cuadro Llenar, la cruz pasará a ser de color negro. 
3. Pulsar el botón izquierdo y arrastrarlo hacia a la casilla o rango de casillas de destino.

Ejercicio

Funciones básicas: Suma y Promedio

Suma los valores entre las casillas inicial y final. El botón sumará las casillas con valor numérico de la izquierda o las de encima de la casilla donde está el cursor. 

Hace la media de los valores comprendidos entre la casilla inicial y la final.

Mover

Excel permite mover datos de una casilla o rango de casillas hacia otra casilla o rango de casillas. 

1. Con las opciones de la barra de menús

1. Marcar la casilla o rango de casillas a mover.
2. Activar la opción de la barra de menús Edición/ Cortar. 
3. Situar el cursor en la casilla de destino. 
4. Activar la opción de la barra de menú Edición/ Pegar. 

Las acciones Edición/Cortar y Edición/Pegar, se pueden ejecutar haciendo un clic sobre los botones de la barra estándar.

Ejercicio

Con las opciones del menú de contexto

El menú de contexto aparece haciendo un clic con el botón derecho del ratón. 

1. Marcar la casilla o rango de casillas que hay que mover. 
2. Hacer un clic con el botón derecho y activar la opción Cortar.
3. Situar el cursor en la casilla de destino. 
4. Hacer un clic con el botón derecho y activar la opción Pegar.

1. Seleccionar la casilla o rango de casillas que hay que mover. 
2. Situar el cursor en el marco de las casillas marcadas y cuando aparezca la flecha, arrastrar hacia el rango de destino. 

Ejercicio

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