Si ejecuta frecuentemente una tarea en Microsoft Excel, puede automatizarla mediante una macro. Una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan en un módulo de Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea necesario ejecutar la tarea. Una macro se graba igual que se graba música en un casete. A continuación, se ejecuta la macro para que repita los comandos.

Antes de grabar o escribir una macro, planifique los pasos y los comandos que desea que ejecute la macro. Si se comete algún error mientras se graba la macro, también se grabarán las correcciones que se realicen. Cada vez que se grabe una macro, ésta se almacenará en un nuevo módulo adjunto a un libro. Con el Editor de Visual Basic, se pueden modificar macros, copiar macros de un módulo en otro, copiar macros entre diferentes libros, cambiar de nombre a los módulos que almacenan las macros o cambiar de nombre a las macros.

	Grabar una macro
	Ejecutar una macro
	Asignación de una macro al menú Herramientas, a un botón o a un objeto gráfico
	Escritura y edición de una macro

Grabar una macro

1. En el menú Herramientas, elegir Grabar/Grabar nueva macro.
2. En el cuadro Nombre de la macro, escribir un nombre para la macro.
3. Escribir una descripción de la macro en el cuadro Descripción.
4. Para establecer opciones para la macro, elegir el botón Opciones y después establecer las opciones.
5. Elegir el botón Aceptar.
6. Realizar todas las acciones que se desee grabar.
7. Hacer clic en el botón Finalizar grabación. (También se puede elegir el comando Grabar en el menú Herramientas y después el comando Finalizar grabación.)

Ejercicio. Grabar una macro para establecer el formato a asignar a un libro de trabajo. Le asignaremos el nombre Diseño. El formato que se pretende aplicar es el siguiente:

• Para cada hoja del libro:
  • Letra: Arial, 12p, negrilla y cursiva.
  • Formato numérico: Número con separador de miles.
  • Título: situado en la primera fila, fondo azul, letra blanca, tamaño 14p y centrado el texto en las columnas AH.

• Para el libro completo: Fuente Arial.

1. En el menú Herramientas, elegir Macro.
2. En el cuadro Nombre o referencia de la macro, escribir o seleccionar un nombre.
3. Elegir el botón Ejecutar. Este botón ejecuta, modifica o elimina la macro seleccionada.

En el menú Herramientas/Macro aparecen las siguientes opciones:

• Nombre o referencia de la macro. Enumera todas las macros de Microsoft Excel en las hojas de macro abiertas y todos los procedimientos en los módulos abiertos de Visual Basic.
• Ejecutar. Ejecuta la macro o el procedimiento seleccionado.
• Paso a paso. Ejecuta la macro o el procedimiento línea por línea.
• Editar. Abre la macro o el procedimiento seleccionado en un módulo de Visual Basic.
• Eliminar. Elimina la macro o el procedimiento seleccionado.
• Opciones. Abre el cuadro de diálogo Opciones de la macro. Este cuadro de diálogo asigna opciones adicionales a la macro.
• Descripción. Ofrece detalles acerca del autor de la macro, la fecha de grabación o cualquier otra información pertinente a la macro.
• Asignar a. Asigna la macro a un comando del menú Herramientas y asigna una tecla de método abreviado a la macro.
• Información de Ayuda. Provee texto para la macro en la barra de estado, asigna un identificador del tema de Ayuda a la macro y ubica a la macro en una categoría de función en el Asistente para funciones.

Ejercicio. Ejecutar la macro realizada en el punto anterior en algún libro de trabajo realizado con anterioridad.

Asignación de una macro al menú Herramientas, a un botón o a un objeto gráfico

Una vez que haya grabado una macro, la puede adjuntar a un elemento del menú, a un botón o a otro objeto gráfico, y hacerla tan accesible y conveniente como los comandos de menú incorporados y los botones de Microsoft Excel.

Una macro asignada al menú Herramientas está siempre disponible. Una macro asignada a un botón en la hoja está disponible cuando cambia a dicha hoja. Una macro asignada a un botón de barra de herramientas está disponible cuando se muestra la barra de herramientas.

Cuando asigne una macro a un botón de la barra de herramientas, utilice uno de los botones no utilizados que se encuentran en la categoría Personalizadas. Si asigna la macro a un botón incorporado ya usado por Microsoft Excel, estará reemplazando la función normal del botón con la de la macro.

1. En el menú Herramientas, elegir Macro.
2. En el cuadro Nombre o referencia de la macro, escribir o elegir un nombre para la macro.
3. Elegir el botón Opciones.
4. Seleccionar la casilla de verificación Elemento del menú Herramientas, bajo Asignar a y luego escribir el nombre del comando como se desee que aparezca en el menú Herramientas.
5. Elegir el botón Aceptar.
6. Elegir el botón Cerrar.

1. Hacer clic en el botón Crear botón en la barra de herramientas Diálogo.
2. Situar la cruz donde se desee colocar una esquina del botón.
3. Arrastrar hasta que el botón tenga el tamaño y la forma que se desee. Cuando se suelta el botón del ratón, Excel presenta el cuadro de dialogo Asignar macro.
4. Para asignar una macro existente al botón, escribir o elegir el nombre de la macro en el cuadro Nombre o referencia de la macro y después elegir el botón Aceptar. Para asignar una macro nueva al botón, elegir el botón Grabar macro y proceder con los pasos para grabar una macro.

Ejercicio. En la Hoja 1 del libro de trabajo se van a introducir tres botones (Recuerde: Barra de Herramientas Diálogo) cada uno de los cuales servirá para movernos entre las hojas 2 a 4 del libro de trabajo.

1. En el menú Ver, elegir Barras de Herramientas/Personalizar. Aparece el cuadro de diálogo correspondiente y se suspende la función normal del botón incorporado de la barra de herramientas.
2. Si el botón incorporado se muestra actualmente en una barra de herramientas, haga clic en el mismo. O bien, si el botón incorporado no se muestra, seleccionar la categoría deseada en el cuadro Categorías y después arrastrar el botón a cualquier barra de herramientas visible.
3. En el menú Herramientas, elegir Asignar macro.
4. Para asignar una macro existente al botón de la barra de herramientas, escribir o elegir el nombre de la macro en el cuadro Nombre o referencia de la macro y después elegir el botón Aceptar. O bien, para asignar una macro nueva al botón incorporado de la barra de herramientas, elegir el botón Grabar Macro y después seguir los pasos para grabar una macro.
5. Si es necesario, elegir el botón Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Personalizar.

1. En el menú Ver, elegir Barra de herramientas.
2. Para agregar un botón personalizado a una barra de herramientas nueva, seleccionar el texto en el cuadro Nombre de la barra, escribir el nombre de la barra de herramientas nueva y después el botón Nueva. Para agregar el botón personalizado a una barra de herramientas existente, elegir el botón Personalizar.
3. En el cuadro Categorías, elegir Personalizadas.
4. Arrastrar el botón personalizado desde el cuadro hasta una barra de herramientas visible. El botón se agrega donde se coloque en la barra de herramientas y aparece el cuadro de diálogo Asignar macro.
5. Para asignar una macro existente al botón de la barra de herramientas, seleccionar el nombre de la macro en el cuadro Nombre o referencia de la macro y después elegir Aceptar. O bien, para asignar una macro nueva al botón personalizado de la barra de herramientas, elegir el botón Grabar macro y después seguir los pasos para grabar una macro.
6. Si es necesario, elegir el botón Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Personalizar.

 e) Asignar una macro a un objeto gráfico

1. Hacer clic en el objeto gráfico para seleccionarlo. Si el objeto es un botón de hoja de cálculo o ya tiene una macro asignada, mantener presionada la tecla CTRL y después hacer clic en el objeto.
2. En el menú Herramientas, elegir Asignar macro.
3. Para asignar una macro existente al objeto gráfico, escribir o seleccionar el nombre de la macro en el cuadro Nombre o referencia de la macro y después elegir Aceptar. O bien para asignar una macro nueva al objeto gráfico, elegir el botón Grabar macro y después seguir los pasos para grabar una macro.

Ejercicio. Realizar un gráfico en la hoja 10 del libro de trabajo. En la Hoja 1 del mismo libro, insertar una imagen predeterminada y asignarle una macro que sirva para ver el gráfico. (Nota: la imagen a insertar puede ser cualquiera, por ejemplo del directorio Windows).

f) Cambiar la macro asignada a un botón o a un objeto gráfico

El siguiente procedimiento cambia la macro asignada a un botón o a un objeto gráfico en una hoja. Para cambiar la macro asignada a un botón personalizado en una barra de herramientas, elegir el comando Barra de herramientas del menú Ver y luego elegir el botón Personalizar. Después:

1. Mantener presionada la tecla CTRL y después elegir el botón o el objeto gráfico.
2. En el menú Herramientas, elegir Asignar macro.
3. Para asignar una macro existente al botón o al objeto gráfico, escribir o elegir el nombre de la macro y Aceptar. O bien para eliminar una macro asignada al botón o al objeto gráfico, eliminar el nombre de la macro del cuadro Nombre o referencia de la macro y Aceptar. O bien, para asignar una macro nueva al botón o al objeto gráfico, elegir el botón Grabar macro y después seguir los pasos para grabar una macro.

La Grabadora de macros crea una macro observando lo que usted realiza, convirtiendo estas acciones en un código en Visual Basic y almacenando el código en un módulo de Visual Basic en un libro de trabajo. Sin embargo, a menudo es necesario personalizar una macro grabada o crear una nueva, debido a que la Grabadora no siempre graba exactamente lo que usted desea.

Los pasos que se siguen para editar una macro existente o para escribir una nueva son similares a los que se siguen para crear una función definida por el usuario. También puede usar la Grabadora de macros para grabar código nuevo dentro de una macro existente.

1. En el menú Herramientas/Macro.
2. En el cuadro Nombre o referencia de la macro escribir o seleccionar el nombre de la macro que se desea mostrar.
3. Elegir el botón Editar.
4. Mover el punto de inserción y escribir un nuevo código, o eliminar el código existente según sea necesario.

1. Para cambiar a un módulo de Visual Basic en el libro de trabajo activo, elegir la ficha correspondiente. O bien, para crear un módulo de Visual Basic nuevo, elegir Insertar/Macro/Módulo.
2. En el módulo, escribir Proced seguido por el nombre de la macro.
3. Si hay argumentos, escribirlos entre paréntesis y separados por un punto y coma.
4. Presionar Aceptar.
5. Escribir el código.
6. Escribir Fin Proced y después Aceptar.

1. Cambiar al módulo de Visual Basic que contenga la macro.
2. Colocar el punto de inserción en la macro donde se desea agregar el código.
3. Elegir Herramientas/Grabar/Marcar posición para grabar.
4. Cambiarse a la hoja que contenga las tareas nuevas que se desee grabar.
5. En el menú Herramientas, elegir Grabar/Grabar desde marca.
6. Realizar las tareas que se desea grabar.
7. En el menú Herramientas, elegir Grabar/Finalizar grabación.

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