Tutorial de Excel |
Funciones para Hoja de Cálculo |
Las funciones para hojas de cálculo son herramientas de cálculo que le ayudan a tomar decisiones, llevar a cabo acciones y ejecutar operaciones que devuelven valores automáticamente. Microsoft Excel ofrece una amplia gama de funciones que permiten realizar diferentes tipos de cálculo.
Para poder utilizar algunas funciones, necesita instalar primero la macro automática correspondiente.
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El Asistente para funciones simplifica la introducción de fórmulas en la barra de fórmulas. Para iniciar el Asistente para funciones, elija el comando Función del menú Insertar. Las funciones están agrupadas por categoría, tales como "Financieras", "Matemáticas y trigonométricas" o "Estadísticas". Cuando seleccione una función del cuadro de lista, la definición de la función y de sus argumentos aparecerá automáticamente, así como la posición correcta de los puntos y comas (;) y paréntesis [( )].
En la línea de sintaxis, los argumentos requeridos aparecen en negrita y los argumentos opcionales aparecen con formato normal.
En el texto que define las funciones y argumentos, todos los argumentos aparecen con formato normal (sin negrita), sean requeridos o no. El formato de la línea de sintaxis le indica si el argumento es requerido u opcional. Para más información sobre los argumentos requeridos y opcionales, consulte Sintaxis de las funciones más adelante en esta sección.
Los nombres de los argumentos generalmente llevan el carácter de subrayado entre las palabras; por ejemplo, núm_de_caracteres es un nombre de argumento.
Los nombres de macros y de celdas no usan puntuación entre las palabras; por ejemplo, VentasTotales es un nombre de celda.
Las funciones se muestran sin el signo igual (=).
Recuerde que debe escribir un signo igual al comienzo de cada fórmula pero no al comienzo de las funciones en fórmulas anidadas. Por ejemplo, PRODUCTO es una función anidada en =SUMA(3;(PRODUCTO(2;4))).
Cada descripción de una función incluye una línea de sintaxis. Por ejemplo, la línea de sintaxis de la función CELDA es la siguiente:
CELDA(tipo_de_info; ref)
En la línea de sintaxis, los argumentos requeridos aparecen en negrita y los argumentos opcionales aparecen en texto normal. Si no indica los argumentos requeridos para una función, no podrá introducirla en una celda. En el ejemplo anterior, el argumento tipo_de_info está en negrita y por lo tanto es requerido; el argumento ref no está en negrita lo que significa que es opcional.
Cualquiera de los ejemplos siguientes son válidos:
CELDA("formato"; B12)
CELDA("formato")
CELDA() no es válido porque tipo_de_info es un argumento requerido.
Cuando un argumento va seguido de puntos suspensivos (...), puede introducir varios argumentos con el mismo tipo de datos. Algunas funciones aceptan hasta 30 argumentos, siempre y cuando el número total de caracteres en la fórmula no exceda de 1.024. Además, ninguna cadena individual puede exceder de 255 caracteres. Por ejemplo, la sintaxis para la función MAX es la siguiente:
MAX(número1;número2;...)
Cualquiera de las siguientes fórmulas es válida:
MAX(26)
MAX(26;31)
MAX(26;31;29)
Las funciones cuyos nombres van seguidos de paréntesis vacíos no aceptan argumentos; sin embargo, debe incluir los paréntesis para que Microsoft Excel reconozca la función.
Sugerencia. Si está escribiendo una función y no puede recordar la lista de argumentos, presione las teclas CTRL+A después de escribir el signo igual, el nombre de la función y el paréntesis de apertura. Esto iniciará el Asistente para funciones con la función ya seleccionada.
Muchos nombres de argumentos indican el tipo de información que se debe usar como argumento. Si la abreviatura núm, ref o valor_lógico aparece en el nombre del argumento, entonces ese argumento será un número, una referencia o un valor lógico respectivamente. Por ejemplo, en la función REDONDEAR(número; núm_de_decimales), el primer argumento debe ser un número y el segundo también.
Del mismo modo, las palabras número, referencia, lógico, texto y matriz en el nombre de un argumento especifican que el argumento debe corresponder a ese tipo de datos. Valor significa que el argumento puede corresponder a cualquier valor cuyo resultado sea un valor único. Dicho valor puede ser un número, un texto, un valor lógico o de error.
Los argumentos son la información que una función utiliza para producir un valor nuevo o para realizar una acción.
Los argumentos siempre se colocan a la derecha del nombre de la función y deben ir entre paréntesis. La mayoría de los argumentos pertenecen a un determinado tipo de datos. El argumento que introduzca debe corresponder al tipo adecuado o a algún otro tipo que Microsoft Excel pueda convertir en el tipo adecuado.
Se puede usar cualquier tipo de argumento siempre que produzca el tipo de datos deseado. Por ejemplo, la función SUMA, que suma los argumentos, puede aceptar entre 1 y 30 argumentos. La función SUMA acepta cualquiera de los cuatro tipos de argumentos siguientes, los cuales producen uno o varios números:
Un valor que sea un número, por ejemplo: SUMA(1;10;100)
Una fórmula cuyo resultado sea un número, por ejemplo:
SUMA(0,5+0,5;PROMEDIO(5;5);10^2)
El uso de una función como argumento de otra función, como en el ejemplo anterior, se llama anidar una función. En este ejemplo, la función PROMEDIO es un argumento de la función SUMA. En una fórmula es posible tener hasta siete niveles de funciones anidadas.
Una referencia a una celda o rango de celdas que contiene un número o una fórmula que da como resultado un número, por ejemplo:
SUMA(A1;A2)
SUMA(A1:A5)
El segundo ejemplo equivale a la fórmula SUMA(A1;A2;A3;A4;A5). La ventaja de utilizar un rango como argumento es que el argumento A1:A5 cuenta con un solo argumento mientras que la otra forma cuenta con cinco argumentos. Si desea sumar más de 30 números, tendrá que usar un rango de celdas como argumento, porque la función SUMA sólo acepta 30 argumentos.
Un nombre que haga referencia a un valor, una fórmula, una celda o un rango de celdas que contiene un valor o una fórmula, por ejemplo: SUMA(ValorDeAjuste;Inflación)
Los argumentos de una función pueden ser los siguientes:
También puede utilizar argumentos de tipo referencia y matricial para proporcionar números, texto, valores lógicos y valores de error a una función.
Números. Por ejemplo: 5,003; 0; 150,286 y -30,05. Los números sin separador decimal se llaman números enteros, por ejemplo 5; 0; 150 y -30. Los números alcanzan una precisión de 15 decimales.
Texto. Por ejemplo: "a", "Palabra", "c/punt." o "". Los valores de texto utilizados en fórmulas deben ir entre comillas dobles. Si el texto contiene comillas, use dos comillas dobles para cada comilla doble que aparezca en el texto. Por ejemplo, para conocer la longitud en caracteres del texto "en los "buenos" tiempos pasados", introduzca la fórmula:
LARGO("en los ""buenos"" tiempos pasados")
Las cadenas de texto pueden tener hasta 255 caracteres incluyendo las comillas. Una constante de texto que no contiene caracteres, se escribe como "" y se llama "texto vacío".
Nota. Si no pone entre comillas el texto que se usa como argumento, Microsoft Excel supondrá que es un nombre e intentará reemplazarlo con el valor al que hace referencia ese nombre. Si dicho texto sin comillas no es un nombre, y por lo tanto no tiene ningún valor asociado, Microsoft Excel devuelve el valor de error #)NOMBRE?
Valores lógicos. Los valores lógicos son VERDADERO y FALSO. Los argumentos lógicos también pueden ser enunciados, por ejemplo B10>20 cuyo resultado será VERDADERO o FALSO.
Valores de error. Ejemplos de valores de error son #(DIV/0!, #N/A, #)NOMBRE?, #(NULO!, #(NUM!, #(REF! y #(VALOR!
Referencias. Ejemplos de referencias son $A$10; A10; $A10; A$10; L1C1 o L[10])C[(-10]). Pueden ser referencias a celdas individuales, a rangos o a selecciones múltiples, y pueden ser relativas, absolutas o mixtas.
Cuando se usa una referencia como argumento que se supone es un número, texto, valor de error o valor lógico, el contenido de las celdas especificadas por la referencia se usa como argumento. Las funciones que devuelven referencias muestran el valor contenido en la referencia, en lugar de la referencia. Para indicar una selección múltiple como argumento único de la referencia, encierre la referencia en un segundo par de paréntesis, por ejemplo:
SUMA((E5:E8;E10:E18); PROMEDIO(A1:A5))
Matrices. Las matrices permiten personalizar la forma en que los argumentos y las funciones se introducen en las celdas. Las matrices se pueden usar como argumentos y las fórmulas pueden ser introducidas como fórmulas matriciales; por ejemplo, ={SUMA(B2:D2*B3:D3)}. El uso de matrices puede simplificar el modelo de ciertas fórmulas para hojas de cálculo y permite economizar memoria.
Uso del punto y coma en una lista de argumentos
Debe separar cada argumento con un punto y coma, pero evite escribir puntos y comas innecesarios. Si utiliza un punto y coma para indicar el lugar de un argumento pero no introduce el argumento, Microsoft Excel lo sustituirá por el valor predeterminado para ese argumento, a menos que dicho argumento sea requerido. Por ejemplo, si introduce (;arg2;arg3) como argumentos de una función para hoja de cálculo que acepta tres argumentos, Microsoft Excel sustituye arg1 por un valor adecuado. Si introduce (arg1;;), Microsoft Excel sustituye arg2 y arg3 por valores adecuados.
En las funciones para hojas de cálculo y en particular en las funciones que cuentan el número de argumentos antes de calcular, cada punto y coma adicional afecta al cálculo de argumentos y, por lo tanto, a la forma en que se calcula la función. Por ejemplo, PROMEDIO(1;2;3;4;5) devuelve 3, pero PROMEDIO(;;1;2;3;4;5) devuelve 2,14.
Para la mayoría de los argumentos el valor utilizado para sustituir un argumento omitido es 0, FALSO o "" (texto vacío), dependiendo del tipo de datos que deba tener el argumento. Cuando los argumentos tipo referencia se omiten, el valor predeterminado usado es generalmente la celda o la selección activa.
Por ejemplo, si en la función CELDA se omite el segundo argumento y se especifica "formato" para el primero, la celda que esté seleccionada se introducirá como referencia predeterminada. Si un argumento omitido se supone que es otro valor, la descripción del argumento se lo indicará.
Nota. Si está usando una referencia como argumento y esa referencia usa una coma como operador de unión, encierre la referencia entre paréntesis. Por ejemplo, la función ÁREAS acepta un solo argumento que es una referencia. Si intenta introducir la fórmula AREAS(A1;C1), Microsoft Excel interpreta A1 y C1 como dos argumentos separados y muestra el mensaje "Demasiados argumentos". La forma correcta sería AREAS((A1;C1)).
| © López González, E. y Mendaña Cuervo, C. (2000): "Temática de Contabilidad de Gestión". Universidad de León. |
